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Cancellation policy

Politique d'annulation

Au CabinetJBM, nous avons établi une politique d'annulation que nous considérons juste et raisonnable, en prenant en compte divers facteurs tels que le temps requis pour l'organisation et la préparation des séances, la création de matériel spécifique, la gestion des horaires et des déplacements, etc.

 

1. Annuler un rendez-vous : Pour annuler un rendez-vous, le/la client.e a plusieurs options:

 

  • Appeler directement son/sa clinicien.ne ou technicienne en éducation spécialisée

  • Envoyer un message par courriel ou par texto à son/sa clinicien.ne ou technicienne en éducation spécialisée

  • Utiliser le bouton dédié à l'annulation dans le courriel initial de notification de rendez-vous

 

2. Rappel de rendez-vous : Bien qu'un rappel de rendez-vous automatisé par le système GoRendezvous soit envoyé aux clients environ deux (2) jours avant la date prévue du rendez-vous, il est important de noter que si un.e client.e attend de recevoir ce rappel avant d'annuler, des frais d'annulation pourraient être facturés sur la carte de crédit enregistrée si l'annulation est reçue après le délai de 48 heures (jours calendaires).

 

3. Frais d’annulation : En cas d'annulation reçue moins de 48 heures avant le rendez-vous, des frais correspondant à 50% du tarif horaire de la séance seront facturés sur la carte de crédit enregistrée. En cas d'annulation reçue moins de 24 heures avant le rendez-vous, des frais correspondant à 100% du tarif horaire de la séance seront facturés sur la carte de crédit enregistrée.

 

Au lieu d'annuler, un.e client.e a la possibilité de demander que son rendez-vous soit transféré en télépratique ou en coaching parental, sans frais additionnels ni pénalités. Le/la client.e peut également faire une demande de report de rendez-vous dans la même semaine, mais cela dépendra des disponibilités de son/sa clinicien.ne ou technicienne en éducation spécialisée.

 

Cependant, veuillez noter qu'en cas de non-présentation à un rendez-vous sans préavis à son/sa clinicien.ne, des frais correspondant à 100% du tarif horaire de la séance seront facturés sur la carte de crédit enregistrée, ainsi que des frais de déplacement, le cas échéant. Dans ce cas, le/la client.e ne pourra pas invoquer la clause de "force majeure" (voir ci-dessous).

 

4. Paiement des frais d’annulation : Lors de l'annulation d'un rendez-vous entraînant des frais, le mode de paiement convenu avec le CabinetJBM (frais facturés sur la carte de crédit enregistrée après chaque rendez-vous) sera utilisé pour régler les frais d'annulation.

 

5. Annulation par le/la clinicien.ne ou technicienne : Il convient de mentionner que le/la clinicien.ne ou technicienne en éducation spécialisée se réserve le droit d'annuler le rendez-vous le matin même en cas d'urgence personnelle. Si cela se produit, aucuns frais ne seront facturés sur la carte de crédit enregistrée.

 

6. Force majeure : En cas de force majeure telle qu'une gastro-entérite, des symptômes de la COVID-19, de la fièvre, etc., le/la client.e a la possibilité d'annuler le rendez-vous le matin même. Il/elle s'engage à informer son/sa clinicien.ne ou technicienne en éducation spécialisée dans les plus brefs délais. Un maximum de deux (2) rencontres par année civile peut être annulé dans le cadre de cette clause. Une fois que le/la client.e a épuisé ses annulations pour "force majeure", des frais seront facturés sur la carte de crédit enregistrée, conformément aux montants établis précédemment, même en cas de force majeure.

 

Lors de l'utilisation de l'annulation pour "force majeure", le/la client.e doit fournir la raison au moment de l'annulation (que ce soit par téléphone, courriel, texto ou en indiquant la raison dans la section dédiée du système de rendez-vous). Si aucune raison n'est donnée, les frais seront facturés sur la carte de crédit enregistrée.

 

7. Annulations consécutives : À la suite de trois (3) annulations consécutives, il est possible que la plage horaire initialement réservée pour le/la client.e ne soit plus garantie.

At CabinetJBM, we have established a cancellation policy that we consider fair and reasonable, taking into account various factors such as the time required for session organization and preparation, creation of specific materials, schedule management, and travel arrangements, among others.

 

1. Cancelling an appointment : To cancel an appointment, a client has several options :

 

  • Call their clinician or special education technician directly

  • Send a message via email or text to their clinician or special education technician

  • Use the dedicated cancellation button in the initial appointment notification email

 

2. Appointment Reminder : While an automated appointment reminder is sent by the GoRendezvous system to clients approximately two (2) days before the scheduled appointment date, it is important to note that if a client waits to receive this reminder before cancelling, cancellation fees may be charged to the registered credit card if the cancellation is received after the 48-hour timeframe (calendar days).

 

3. Cancellation Fees : In the event of a cancellation received less than 48 hours before the appointment, fees amounting to 50% of the hourly session rate will be charged to the registered credit card. In the event of a cancellation received less than 24 hours before the appointment, fees amounting to 100% of the hourly session rate will be charged to the registered credit card.

 

Instead of cancelling, a client has the option to request that their appointment be switched to telepractice or parental coaching, without additional fees or penalties. The client can also request to reschedule the appointment within the same week, but this will depend on the availability of their clinician or special education technician.

 

However, please note that in the event of a no-show without prior notice to the clinician or special education technician, fees amounting to 100% of the hourly session rate will be charged to the registered credit card, along with any applicable travel fees. In this case, the client cannot invoke the "force majeure" clause (see below).

 

4. Payment of Cancellation Fees : When a cancellation incurs fees, the agreed-upon payment method with CabinetJBM (fees charged to the registered credit card after each appointment) will be used to settle the cancellation fees.

 

5. Cancellation by the Clinician or Special Education Technician : In the event of a personal emergency, the clinician or special education technician reserves the right to cancel the morning of the appointment. If this occurs, no fees will be charged to the registered credit card.

 

6. Force Majeure : In the event of a “force majeure” such as gastroenteritis, symptoms of COVID-19, fever, etc, the client has the option to cancel the morning of the appointment. They are committed to informing their clinician or special education technician as soon as possible. A maximum of two (2) appointments per calendar year can be cancelled under this clause. Once the client has exhausted their cancellations for "force majeure", fees will be charged to the registered credit card as previously established, even in the case of a “force majeure” event.

 

When using the "force majeure" cancellation, the client must provide a reason at the time of cancellation (whether by telephone, email, text, or indicating the reason in the dedicated section of the appointment system). If no reason is given, fees will be charged to the registered credit card.

 

7. Consecutive Cancellations : After three (3) consecutive cancellations, it is possible that the time slot originally reserved for the client may no longer be guaranteed.

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